Die Pflege von Dokumenten und ganzen Katalogen, die regelmäßig aktualisiert werden müssen, ist fehleranfällig und für gewöhnlich mit hohem Aufwand verbunden. Die Anpassungen und Aktualisierungen von Inhalten und Tabellenformen benötigen nicht nur viel Zeit, sondern bergen immer auch ein hohes Sicherheitsrisiko in Bezug auf Datenkorrektheit und -vollständigkeit – insbesondere, wenn es um sensible Daten wie z. B. Preis- oder Terminangaben geht. Die Aktualisierung der Dokumente stellt die Werbeverantwortlichen daher jedes Mal vor eine große Herausforderung.

DGQ setzt auf Laudert Medien-IT

Auch die Deutsche Gesellschaft für Qualität mit Sitz in Frankfurt am Main stand regelmäßig vor diesem zeitintensiven Verfahren und begab sich auf die Suche nach einer Software-Lösung, die die Erstellung des umfangreichen Weiterbildungs-Kataloges automatisiert.

Auf Basis von priint:comet entwickelte Laudert für die DGQ einen Workflow, der den komplexen Aufbau des Kataloges überwiegend automatisiert und so eine äußerst schnelle, effiziente und sichere Katalogerstellung ermöglicht.

Die Ausgangssituation

In der Vergangenheit wurde der ca. 350 Seiten starke Katalog auf dem herkömmlichen Weg – ohne Datenbankunterstützung – mittels Layout-Programm erstellt. Daher war es neben der Einrichtung des neuen Workflows und der Programmierung der Schnittstellen zunächst notwendig, den vorhandenen Content zu digitalisieren und diesen in das bereits vorhandene ERP-System zu überführen.

LaudertMediaPort® agiert in diesem System als zentrale Steuerungsstelle, auf der sämtliche Assets medienneutral und artikelbasiert gebündelt zusammenfließen und – für die aktuelle Verwendung optimiert – bereitgestellt werden. Für Kataloge und Datenblätter, die Webshop-Inhalte, zielgruppengenaue 1:1 Mailings, Point of Sale Medien, Anzeigen und weitere Aktivitäten.

Das System begleitet die gesamte Medienproduktion bereichsübergreifend: Beginnend bei der Planung der Werbeartikel über die Auswahl von Artikeln durch den Einkauf bis hin zum Layouten von Seiten und zur Auslieferung der Daten für Online und Print – aktuell in bis zu 23 verschiedenen Sprachversionen, gesteuert von 2.000 Nutzern in über 30 individuellen Systemen. Hierzu zählen neben DGQ auch bekannte BtoB und BtoC-Unternehmen, wie Toys “R“ Us, Wehkamp, Ernsting’s family, Jack Wolfskin, Karstadt, GROHE, Stiebel Eltron und viele mehr.

Die aktuelle Version 3 des LaudertMediaPort® wurde konsequent auf die Anforderungen der Zukunft ausgerichtet. Sie ist eine komplette Neuentwicklung. Das neue, äußerst flexible und leistungsfähige System, besticht durch ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit. Horst Huber, der sich als einer der erfahrensten Berater der Branche bereits seit Anfang der 90er mit der Optimierung von Publishing-Prozessen in der Cross-Channel-Kommunikation befasst, urteilt: „LaudertMediaPort® 3 begeistert durch seine durchgängig intuitive Bedienungsoberfläche“. Bei der Neuentwicklung von LaudertMediaPort® 3 entschieden sich die Produkt-Verantwortlichen bewusst gegen eine proprietäre Lösung wie Adobe Flash und stattdessen für den konsequenten Einsatz moderner Webtechnologien wie HTML5. Die gesamte Anwendung basiert serverseitig auf Java und ist unter anderem durch den Einsatz einer verteilten Suchtechnologie sehr leistungsfähig. Sie wurde so konzipiert, dass sich unterschiedlichste Anforderungen flexibel abbilden lassen.

Der neue Prozess

Der digitalisierte Content wurde einmalig ins ERP-System eingespielt und wird von den Produktmanagern dort fortlaufend gepflegt, so dass immer ein konsistenter, aktueller Datenstamm vorliegt. Die für die Katalogherstellung relevanten Daten werden zum Zeitpunkt der Katalogherstellung in einer View des MS-SQL-Servers (Datenbank-Ansicht des ERP-Systems) abgebildet. Dieser Server wird über eine VPN-Verbindung vom priint:comet-Webservice angefragt. Der Webservice übernimmt die Aufgabe der Content-Aufbereitung und -Bereitstellung für die Print-Produktion, wobei er Daten aus diversen Quellen verarbeiten kann. Laudert verfügt aufgrund diverser erfolgreich implementierter Printausleitungs-Projekte bereits über eine fundierte Schnittstellenkompetenz. So wurde in anderen Projekten anstelle der MS-SQL-Datenbank auch bereits Content aus SAP Hybris- oder Typo3-Anwendungen für die Printkommunikation verwendet.

Für den automatisierten Aufbau der Katalogseiten wurden sowohl Seiten- als auch Produkttemplates erstellt. Jede einzelne Seite ergibt sich dementsprechend individuell jedoch klar und stringent strukturiert aus der zugewiesenen Kategorie und dem Umfang des Contents der jeweiligen Produkte.

Sobald die Freigabe zur Produktion erfolgt ist, stellt DGQ die Daten aus dem ERP-System auf dem MS-SQL-Server für die Abfrage des Webservice bereit.

Der Mac-Operator bei Laudert startet in seinem InDesign-Client den Katalogaufbau auf Basis der Templates. Die automatisiert platzierten Inhalte sind über priint:comet weiterhin mit der MS-SQL-Datenbank verknüpft, so dass bei späteren Updates der aktuellste Stand gewährleistet ist. Die InDesign-Dokumente des so bereits druckbaren Kataloges werden für den finalen Schliff an DGQ übergeben. Sollte es noch Korrekturen geben, werden diese an den ERP-Daten vorgenommen. Die Abweichungen zur Vorgängerversion, die sich in InDesign nach einem Datenupdate ergeben, werden über einen so genannten „Sync“ optisch kenntlich gemacht, was den Prüfprozess deutlich erleichtert.

Laudert und DGQ nutzen als Testpartner erstmals den PDF-Renderer der priint:suite zur Visualisierung von Zwischenständen sowie für den abschließenden Korrekturprozess. Der PDF-Renderer erzeugt vollautomatisch PDF-Dokumente auf Basis der Platzhalter und Templates, ohne diese als Zwischenschritt in InDesign aufzubauen. Diese PDFs einzelner Seiten oder ganzer Kategorien können die Produktmanager jederzeit direkt in einem Browser erzeugen und prüfen. Ein weiterer denkbarer Einsatz des PDF-Renderers ist die direkte Generierung von zu druckenden PDF-Dokumenten, wie zum Beispiel von Preislisten.

„Der DGQ ist es möglich, mit den von Laudert entwickelten Prozessen und Schnittstellen die Katalogproduktion um ein Vielfaches effizienter und schneller zu gestalten und dabei das Fehlerrisiko in den Dokumenten deutlich zu minimieren“, freut sich Vincenz M. Behn, Leiter Marketing/Kommunikation über die erfolgreiche Zusammenarbeit.