Was ist Database Publishing?

Produktkataloge und Preislisten mithilfe von PIM und InDesign automatisiert erstellen

Definition

Der Begriff Database Publishing (dt. = datenbankgestütztes Publizieren) steht für die automatisierte Erstellung von Dokumenten für bestimmte Zielmedien ausgehend von einer zentralen Datenquelle. Dieses Publikationsverfahren wird insbesondere für die Erstellung von Printmedien wie Kataloge oder Preislisten eingesetzt.

Wie funktioniert die automatisierte Produktion von Printmedien?

Für den Produktionsprozess werden drei wesentliche Komponenten benötigt:

• eine Datenquelle
• ein Layoutprogramm
• ein Plugin für die Verbindung von Datenquelle und Layoutprogramm

Die Datenquelle im Database Publishing

Die Datenquelle bildet die Basis für die Erstellung aller Publikationen, denn ohne Produktmerkmale, Bilder und Preise würde ein Katalog wenig Aussicht auf Erfolg bieten, von Kaufanreizen ganz zu Schweigen. Besonders für komplexe und sehr umfangreiche Produktionen, bei der eine ganze Menge von Daten verarbeitet werden, eignet sich ein PIM- (Product Information Management) System, das Massen an Produktdaten, Texten aller Art und Media Assets wie Bilder, Videos und Audios zentral verwaltet (dazu wird das PIM-System häufig um ein Data Asset Management (DAM)-System ergänzt). Der Vorteil ist, dass sich riesige Datenmengen produkt- und marketingrelevanter Inhalte gesammelt an einem Ort befinden.

Entscheidend ist neben dem Besitz einer Datenquelle wie PIM vor allem eine einheitliche, übersichtliche Struktur und die regelmäßige Datenpflege. Werden neue Produkte und Artikel in ein Sortiment aufgenommen, sind die damit verbundenen Informationen im System zu hinterlegen. Bei Änderungen von sensiblen Daten wie Preise, Farben oder Größen sind Daten-Updates notwendig. Wird für diese Voraussetzungen gesorgt, ist der Grundstein für erfolgreiches Database Publishing gelegt.

Das Layoutprogramm

Um die strukturierten Daten in ein Printmedium zu überführen, wird ein Layoutprogramm wie Adobe InDesign benötigt, das die einzelnen Seiten mit Inhalt befüllt. Im manuellen Prozess werden die Produktbilder auf den Seiten händisch eingebaut und um Beschreibungstexte, Tabellen, Preise und weitere Produktinformationen ergänzt. Mit Database Publishing entfallen diese Schritte. Per Knopfdruck werden die gewünschten Inhalte in das Programm ausgeleitet. Um dies zu ermöglichen, wird das Layout zuvor individuell definiert und dazu passende Vorlagen für Produkte und Seiten, sog. Templates, werden erstellt. Als Platzhalter im Layoutdokument eingesetzt, sind sie stets mit der verknüpften Datenquelle verbunden. Dadurch können sensible Produktinformationen (Preise, Artikelnummern, Bestellnummern, etc.) noch kurz vor dem Druck in der Datenbank angepasst werden. Durch die Aktualisierung der Platzhalter im Dokument werden dann genau diese Änderungen ausgelesen und umgesetzt. So gestaltet sich die Katalogproduktion sicherer, schneller und kostengünstiger. Falls ein Katalog in mehreren Sprachen produziert wird, verstärkt sich dieser Effekt um ein Vielfaches. So entstehen langfristig enorme Zeit- und Kosteneinsparungen.

Das Plugin

Damit die Datenquelle und das Layoutprogramm miteinander kommunizieren können, wird eine technische Verbindung eingerichtet. Dieses so gennante Plugin, das z. B. auch in priint:suite-Projekten eingesetzt wird, ermöglicht die Erstellung der Templates und Platzhalter, die für eine Printausleitung Voraussetzung sind. Produktionen werden per priint:planner webbasiert geplant, Produkte und Strukturen zugeordnet. Die verschiedenen Komponenten des Plugins erlauben eine individuelle Ausleitung der Daten mit hohem Automatisierungsgrad.

Tipp: In diesem Video wird das Verfahren übersichtlich visualisiert!

Vorteile von Database Publishing im Überblick

Diese 6 Aspekte überzeugen

1. Qualität
Entspricht die Datenbank stets dem aktuellsten Stand und wurde das Projekt erfolgreich implementiert, kann ein hohes Qualitätsniveau erreicht werden. Die Daten werden sauber überführt und kurzfristige Korrekturen, wie z. B. Preisänderungen, können per Knopfdruck umgesetzt werden. Ein großer Vorteil vor allem dann, wenn es um mehrere hundert Seiten starke Preislisten und Kataloge oder artikelreiche Prospekte geht, bei denen Korrekturlesen Schwerstarbeit bedeuten würde. Katalog- und Preislisten-Produktionen bieten somit ein hohes Maß an Sicherheit.

2. Zeiteinsparungen
Woran mangelt es oftmals? Richtig, an Zeit. Nach einer intensiven Projektplanungs- und Implementierungsphase profitiert der Content-Manager von immensen Zeiteinsparungen. Die Produktion umfangreicher Print-Publikationen ist nur einen Klick entfernt. So werden Zeitfenster und Budgets für weitere Marketing-Maßnahmen freigesetzt. Zudem entsteht ein Wettbewerbsvorteil, da auf Marktanforderungen schneller reagiert werden kann.

3. Nachhaltig und langfristig
Die Infrastruktur, Platzhalter sowie Produkt- und Seitentemplates werden einmalig eingerichtet und stehen langfristig für Publikationen zur Verfügung. Die Produktdaten werden von allen Beteiligten an zentraler Stelle gepflegt. Datensätze müssen daher nicht aus Mails, Excel-Listen, Word-Dokumenten etc. immer wieder neu herausgesucht, kopiert und eingesetzt werden.

4. Aktualität
Kurz vor Finalisierung der Medien sorgt ein Update für den aktuellsten Datenstand. So besteht die Möglichkeit, Produktdaten noch in letzter Minute anzupassen, ohne das gesamte Dokument zu durchsuchen und womöglich Tippfehler einzubauen.

5. Einfache Handhabung
Database Publishing vereinfacht die Produktion enorm. Automatisierungen spielen dabei eine ganz besondere Rolle – seitenlange Verzeichnisse und Verweise innerhalb des Dokuments werden automatisiert erstellt und befüllt. Die intuitive Bedienung ermöglicht eine Produktion auf Knopfdruck.

6. Mehrsprachigkeit
Sprachliche Adaptionen werden kinderleicht realisiert, da weder Templates noch Strukturen angepasst werden müssen. Voraussetzung ist lediglich, dass die unterschiedlichen Sprachen in der Datenbank hinterlegt und abrufbar sind.

5 Schritte für ein erfolgreiches Database Publishing Projekt

Diese 5 Schritte sollten Sie für Ihr persönliches Print­ausleitungs-Projekt beachten:

Schritt 1: Publikationsanalyse
Zu Beginn ist es wichtig, sich einen Überblick über die Objekte zu verschaffen, die mithilfe einer Printausleitung entstehen sollen. Folgende Leitfragen sind wichtig:

• Wie sind die Objekte aufgebaut?
• Gibt es Standards und lassen sich Elemente vereinheitlichen?
• Welche Text- und Bildbausteine werden benötigt?

Um ein komplettes Gesamtbild zu gewinnen, muss man sich mit diesen Punkten intensiv befassen.

Schritt 2: Datenquellenanalyse

Es folgt der nächste wichtige Schritt, die Analyse der vorhandenen Datenquelle. 

• Werden artikelbasierte Informationen bereits zentral in einem System vorgehalten oder handelt es sich um mehrere Quellen, die zusammengeführt werden müssen?

Generell gilt: Je strukturierter die Datenquelle, desto größer die Zeiteinsparung. 

Schritt 3: Prozessanalyse
Es wird analysiert, wo es Engpässe gibt und wie Zuständigkeiten verteilt werden sollen. Dazu folgende Fragen:

• Welche Personen und Instanzen sind am Prozess beteiligt?
• Welche Reihenfolge und Freigabeschritte sollen eingehalten werden?
• Wer ist der erste Ansprechpartner für das Projekt? Wer kümmert sich worum?

Sind alle Fragen geklärt, geht es an die Umsetzung. Sind die bisherigen Datenquellen ungenügend strukturiert, muss zunächst für eine strukturierte Vorhaltung gesorgt werden. 

Schritt 4: Auswahl des Implementierungspartners 

Damit es zum Stichtag rund läuft, sollten Sie Ihren Implementierungspartner frühzeitig ins Boot holen. Da nicht nur Technik sondern insbesondere praktische Expertise ausschlaggebend für maximale Effizienz im Gesamtprozess ist, prüfen Sie die Referenzen des in Frage kommenden Partners und sprechen Sie am besten mit anderen Kunden über deren Projekterfahrung. 

Schritt 5: Umsetzung

Nun wird das Printausleitungs-Projekt richtig interessant! In dieser Phase gilt: technisch kreativ und kompromissbereit sein. Auf Basis der ausgewählten Software und Schnittstellen wird ein optimierter, individueller Prozess entwickelt werden, der systemgestützt so automatisiert wie möglich läuft. Für die einzelnen Warengruppen werden Templates festgelegt, Platzhalter und Seitenraster entwickelt.
Die Produktion kann starten!

Tipp: Hier gibt es die 5 Schritte als Infografik zum Download

Database Publishing: Zusammenfassung

Database Publishing ist ein mächtiges Tool, das eine effiziente und schnelle Erzeugung digitaler und gedruckter Publikationen ermöglicht. Durch die technische Anbindung an Systeme, die als „Single Source of Truth“ fungieren (etwa PIM) besteht ein hohes Maß an Datensicherheit und Qualität. Unter dem Begriff Dynamic Publishing, der einen weiter gefassten Ansatz mit deutlicherem Einbezug digitaler Prozesse und Erzeugnisse beschreibt, findet sich auch das Database Publishing wieder.

Wenn du für deine eigenen Publikationen einen schnellen, Ressourcen-schonenden und sicheren Prozess suchst, komm gerne auf uns zu:

Update März 2024.