1879 revolutionierte Franklin Winfield Woolworth den Einzelhandel. Nach der Übernahme des Unternehmens in Deutschland durch die Tengelmann-Gruppe 2010 wurde der Mediendienstleister Laudert mit der Medienproduktion beauftragt – und sorgte auch hier für eine kleine Revolution: Der Herstellungszeitraum für die wöchentlich erscheinenden Prospekte konnte durch die Einführung intelligenter Prozesse um mehrere Wochen verkürzt werden.

Eine Kommandobrücke für alle und alles
Zentrales Element der gesamten Kampagnensteuerung, On- und Offline, ist die Product Information Management Software LaudertMediaPort®. – Ein webbasiertes, modulares System, das bereits über 30 Unternehmen zur effizienten Multi-Channel-Kommunikation einsetzen.

Das Grundgerüst des LaudertMediaPort® besteht aus modernster Standardtechnologie. In der Programmierung wird ein serviceorientierter Ansatz verfolgt: Verschiedenste, lose gekoppelte Dienste werden von LaudertMediaPort® angefragt und in einer einheitlichen, webbasierten Bedienoberfläche zusammengefasst.

Dank eines sehr intelligenten Rechte-/Rollensystems, können sowohl sämtliche Ansprechpartner und Abteilungen des Kunden interne als auch externe Dienstleister auf einer zentralen Plattform zusammengeführt werden. In anderen LaudertMediaPort®-Anwendungen können so zum Beispiel auch Fachjournalisten über ein exklusives Log-in zugreifen und direkt Bilder für ihre Berichterstattung downloaden.

Auf dieser Plattform erstellen die Woolworth-Werbeverantwortlichen zunächst ein neues Projekt, in dem alle relevanten Produktionsdaten für die Kampagne hinterlegt werden. Anschließend kommt der Einkauf ins Spiel: Er kann zu einzelnen Seiten verschiedene Themen und/oder Zuständigkeiten zuordnen sowie ergänzende textliche Informationen hinterlegen. Nach Freigabe des Werbemittels folgt die Phase der Artikelmeldung durch den Einkauf. 80-90% der beworbenen Artikel eines Prospektes sind jeweils neu im Sortiment. Der Einkauf exportiert daher eine Liste dieser neuen Artikel aus dem LaudertMediaPort® und beauftragt mit ihr die Laudert-Studios zur Erstellung der Produktbilder.

Webbasiert layouten, prüfen und freigeben
Die Gestaltung der Prospektseiten wird in einem gemeinsamen Meeting von Woolworth, dem zuständigen Laudert-Fotografen und der Agentur Echopark besprochen. Hierzu wird das Digitale Scribble des LaudertMediaPort® genutzt. Webbasiert lassen sich per Drag & Drop die einzelnen Seiten anhand der laut Einkaufsplanung vorgesehenen und durch das System bereitgestellten Artikeldaten intuitiv vorlayouten.

Wenn die mit Barcode versehenen Warenmuster im Studio eintreffen, wurden anhand der aus LaudertMediaPort® exportierten Liste bereits die zugehörigen Aufträge in der Studio-Software „StudioFlow“ generiert. Nach Check-in der Ware setzt der Fotograf die Artikel Briefing-konform ins rechte Licht und pflegt die Bilder ein.

In der StudioEdition des LaudertMediaPort® können die Woolworth-Mitarbeiter die Fotos im Detail prüfen, kommentieren und schließlich freigeben. Der StudioFlow-Prozess koordiniert abschließend den Prozess der Bildveredelung bis zum Upload der optimierten Daten im Media Asset Management (MAM) –Modul des LaudertMediaPort®. Sämtliche Produktbilder werden als Stammdaten in der MAM medienneutral und in maximaler Auflösung vorgehalten und auf Basis von Profilen für den jeweiligen Einsatzzweck optimiert.

Parallel zum Shooting-Prozess erstellt die Agentur bereits die zugehörigen Artikeltexte in den Stammdaten des LaudertMediaPort®.

Flexibel bis zur letzten Minute
Beim Aufbau der Indesign-Dokumente fungiert priint:comet als Printausleitung. Alle Elemente eines beworbenen Artikels, wie Produktbild, Text und Preis, werden automatisiert für jede Seite bereitgestellt und auf Basis der Informationen aus dem Digitalen Scribble grob vorgelayoutet. Neben Titel-, Rück- und Inhaltsseiten stehen hierfür zusätzlich auch Templates für Sonderseiten zur Verfügung. Das Feintuning im Layout übernehmen die Mac-Operator bei Laudert, die das fertige Indesign-Dokument dann wieder im LaudertMediaPort einchecken. Mittels Softproof auf Basis Dalim prüfen die Woolworth-Verantwortlichen die Seiten sachlich und farblich. Über den Check-in/Check-out Prozess des priint:comet hat die Agentur darüber hinaus auch die Möglichkeit, das Indesign-Dokument selber zu bearbeiten.

Text- und Preisupdates erfolgen ausschließlich im System. Aufgrund der Verknüpfung dieser Elemente zu den Indesign-Seiten können so auch bis unmittelbar vor der Ausgabe für den Druck Korrekturen übernommen werden. Eventuelle Abweichungen zur Vorgängerversion werden visualisiert. So ist auf einen Blick zu prüfen, ob zum Beispiel Umbrüche korrigiert werden müssen. Der Fortschritt jedes einzelnen Objektes kann in einer Status-Übersicht jederzeit überwacht werden; der aktuelle Stand der einzelnen (Doppel-)Seiten ist als PDF im System abrufbar.

Auch für die Online-Bewerbung der Artikel stellt das System optimierte Bild- und Textdaten zur Verfügung, so dass das CMS-System direkt nach Freigabe mit den Daten gefüttert werden kann.

Fokus auf Marketing-Effizienz
Für 2014 sind bereits weitere Nutzungsmöglichkeiten geplant. Woolworth wird das LaudertMediaPort® zukünftig auch als Controlling-Instrument einsetzen: Auf Basis der tatsächlichen Verkaufszahlen wird der Erfolg eines Prospektes sowie jeder einzelnen Seite und jedes beworbenen Artikels ermittelt. Weitere Laudert-Kunden, die eine höhere Wiederholer-Quote ihrer Artikel ausweisen, nutzen dieses Tool sogar noch intensiver: Das System schlägt dem Einkäufer auf Grundlage der letzten Bewerbung automatisch einen Indexwert und eine Flächenbelegung für den aktuellen Artikel vor. Die Anzahl der Artikel pro Seite und der indexierte Seitenanteil ergeben mit den Planwerten aus der Warenwirtschaft eine Erfolgseinschätzung von Seite und Gesamtobjekt.

"Gemeinsam mit Laudert ist es uns gelungen, einen innovativen und äußerst effizienten Prozess aufzusetzen. Seit Beginn der Zusammenarbeit konnten wir in einem kontinuierlichen Optimierungsprozess die Prospekt-Produktionszeit um mehrere Wochen verkürzen", freut sich Ruben Schmitz, Marketingleiter Woolworth GmbH, über die erfolgreiche Partnerschaft. "Die Einführung des neuen Systems hing auch maßgeblich von der Akzeptanz unserer Einkaufsbereiche ab. Mittlerweile ist das LaudertMediaPort® aus dem Gesamtprozess nicht mehr wegzudenken.