Mit dem Wachstum des Unternehmens kam das bestehende Produktinformationssystem an seine Grenzen. Die Lösung war nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik, wodurch es keine
Weiterentwicklungsmöglichkeiten mehr gab. Eine Integration in vorgelagerte oder begleitende Prozesse, wie z. B. die Artikelanlage oder das Änderungsmanagement, wurden über separate Applikationen abgebildet. Finaler Auslöser dafür, dass Häfele 2017 schließlich auf die Suche nach einer neuen PIM-Lösung ging, war das angekündigte End-of-Life des Alt-Systems.
Häfele suchte also nach einem modernen PIM-System, das seinen Ansprüchen als international agierendes und zukunftsorientiertes Unternehmen genügt. Damit verbunden war das Ziel, Häfeles Produktinformationsmanagement und die damit verbundenen Prozesse noch besser auf ein immer digitaler und schneller werdendes Umfeld auszurichten und die weltweite Nutzung der zentralen PIM-Lösung weiter auszubauen. Ganz konkret war es Häfele wichtig, dass
Nach einer Konzeptions- und Evaluierungsphase von acht PIM-Anbietern, bei der zunächst drei Favoriten auf der Short-List landeten, entschied sich Häfele Ende 2017 letztlich für Contentserv.
Im Anschluss an die Produktentscheidung hat sich Häfele im Dialog mit Contentserv schnell für deren Partner Laudert, Spezialist für Produkt- und Markenkommunikation, entschieden. Die Software wurde dann im ersten Quartal 2018 implementiert und eingeführt.
Die Implementierung erfolgte in der Hauptphasen:
BUSINESS RELEASE 1:
Aufsetzen des Systems, Last- und Performance-Test, Aufbau Datenmodell, Aufbau Schnittstellen zu SAP, Alt-PIM und Shop, erste Datenmigration vom Alt-PIM zu Contentserv, Aktivierung Open-Search
BUSINESS RELEASE 2:
Implementierung Artikelanlageprozess, Aufbau DAM-Workflows, Aufbau Basis-Templates für Print-Ausleitung, Ausbau Shop Schnittstelle, Übersetzungsmanagement mit TMS
BUSINESS RELEASE 3:
Vollständige Migration, Implementierung Enrichment-Workflow, Fertigstellung Print-Templates, Fertigstellung Shop-Schnittstelle, Implementierung weiterer Exportschnittstellen zu SAP.
Nach den Basisschulungen für das Kernteam – insbesondere zum Umgang mit Contentserv und die Durchführung von Printproduktionen, die Laudert umgesetzt hat, fanden die ersten Trainings bei Häfele Deutschland (HDE) und den Tochtergesellschaften statt. Diese erfolgten im ersten und zweiten Quartal 2021 durch Häfele selbst mit Hilfe von E-Learning-Angeboten und Webinaren. Im Anschluss erfolgte das schrittweise Onboarding von tochterspezifischen Sortimenten in Contentserv und die Umstellung der 32 Häfele Online-Shops. Dieser Schritt wurde im Zeitraum von sechs Monaten – von Oktober 2021 bis April 2022 erfolgreich durchgeführt.
Heute verwaltet das Contentserv-System bei Häfele ca. 200.000 dokumentierte Artikel und ca. 500.000 Media Assets in 23 Sprachen. In Kombination mit dem Einsatz zahlreicher Module, wie z. B. ImportStage, priint:comet, DataFlow, BS [i]-flow Konnektor oder dem SAWS Intershop-Konnektor, werden verschiedene Anwendungsfälle und Zielformate erfolgreich bedient.
Natürlich ist ein System-Wechsel immer mit erheblichen Veränderungen verbunden, welchen die Betroffenen in den meisten Fällen zunächst ablehnend begegnen. Doch der Rückhalt für das
Vorhaben „One PIM“ seitens der Leitungsebene war von Anfang an da. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein solches Projekt. Heute profitieren rund 300 aktive User im Product- und Data Management, Brand Communications und Sales Publications sowie die Häfele Auslandsgesellschaften von einer benutzerfreundlichen Oberfläche, reibungslosen Workflows und intuitiv zu bedienenden Funktionen.
Häfele legt nun in Contentserv ganz einfach Artikel an, dokumentiert diese vollumfänglich, kann Produktdaten einfach in die jeweiligen Zielsprachen übersetzen und die Informationen in den Shops oder Print-Erzeugnissen publizieren.
Der Vorteil der neuen Lösung: Alle relevanten Produktdaten liegen in Contentserv und können von dort zu unterschiedlichsten Zwecken abgerufen werden, zum Beispiel für die Erstellung von Produktbroschüren, das Ausspielen von Artikeln in den einzelnen Häfele-Shops und die Vorbereitung von produktbezogenen Marketingaktionen. Zudem sind die Produktinformationen jederzeit einfach zugänglich. So helfen etwa Smart Documents, ein sehr flexibles Werkzeug zur Erzeugung von Datenblättern, Usern dabei, sich schnell einen Überblick über verfügbare Produktinformationen zu verschaffen.
Dashboards sind ebenso ein guter Weg, rollenspezifische Einstiege für die Mitarbeitenden zu bieten und einen schnellen Zugriff auf bestimmte Jobs, Produkte und Assets zu ermöglichen. Auch die String Functions sind für Häfele sehr nützlich, um das Datenmanagement flexibel zu handhaben und Redundanzen in der Pflege zu vermeiden.
„Trotz der funktionalen Vielfalt und Mächtigkeit einzelner Funktionen, wie beispielsweise dem SAWS-Konnektor für die Shop-Ausleitung, Smart Documents und String Functions, überzeugt Contentserv durch die Einfachheit in der Anwendung. Unsere Kernherausforderung als einer der größten Contentserv-Kunden ist nun, diese Einfachheit mit der stetig wachsenden Komplexität unserer Prozesslandschaft in Einklang zubringen.“
Nach dem Upgrade von Contentserv ist das Ziel der beteiligten Teams zunächst, Contentserv im Betrieb zu etablieren und die Plattform im Verbund mit internen Stakeholdern und externen Partnern verstärkt weiterzuentwickeln. Weitere geplante Schritte orientieren sich an der Digitalisierungsherausforderung, der sich Häfele und seine Kunden gegenübersehen. So soll ein Proof of Concept im Bereich Lieferanten-Onboarding entstehen: Das B2B-Unternehmen will die Daten seiner Lieferanten noch besser und effizienter in den eigenen Prozessen nutzen können und so den Aufwand für die Dokumentation der Produkte zu reduzieren. Damit wird Contentserv mehr und mehr zur weltweit zentralen „Single Source of Truth“ für die Häfele-Produktpalette.
Die Häfele SE & Co KG mit Sitz in Nagold ist internationaler Spezialist für intelligente Beschlagtechnik, Beleuchtung und elektronische Schließsysteme. Die Unternehmensgeschichte reicht bis ins Jahr 1923 in Deutschland zurück. Seither hat sich einiges gewandelt und globalisiert: Heute vertrauen Kunden aus den Bereichen Handwerk, Möbelindustrie, Objektgeschäft und Handel in über 150 Ländern weltweit auf die Kompetenzen von Häfele. Mehr als 8.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie 38 Tochterunternehmen und zahlreiche weitere Vertretungen in aller Welt sind Teil des Global Players. Trotz starker Internationalität und weltweiter Vernetzung ist Häfele stets auch lokal verwurzelt geblieben, was sich in seiner ausgeprägten regionalen Präsenz zeigt. Beispielsweise geht das Unternehmen im heimischen Baden-Württemberg als Klimapionier voran. Zudem profitieren Kunden stets von einer individuellen und persönlichen Betreuung vor Ort.
