Die Pflege von Dokumenten mit Produktinformationen, beispielsweise Preislisten, die fortlaufende Updates bedingen, ist fehleranfällig und meist mit sehr hohem Aufwand verbunden. Die Aktualisierung oder Angeleichung von z.B. Kreuztabellen und Inhalten verschlingt nicht nur viel Zeit, sie impliziert stets ein großes Sicherheitsrisiko hinsichtlich Korrektheit und Vollständigkeit der Daten – insbesondere, wenn es um hochsensible Angaben, wie z. B. Preisinformationen geht. Speziell für Unternehmen, die international aktiv sind und aufgrund der unterschiedlichen Ländergegebenheiten mit diversen Preislisten arbeiten müssen, stellt diese regelmäßige Prozedur eine große Herausforderung dar.

Grundfos setzt auf Laudert Medien-IT

Auch der Pumpen-Hersteller Grundfos mit Hauptsitz im dänischen Bjerringbro stand regelmäßig vor diesem zeitintensiven Verfahren und begab sich auf die Suche nach einer Software-Lösung, die die Erstellung der umfangreichen Preislisten automatisiert.

Auf Basis von SAP Hybris und priint:comet entwickelte Laudert für Grundfos eine sogenannte Printausleitung, die die komplexe Erstellung von Preislisten automatisiert und so eine äußerst schnelle, effiziente und sichere Datenaktualisierung ermöglicht.

Die Ausgangssituation

Die besondere Schwierigkeit bei der Entwicklung bestand darin, die Daten – textliche Inhalte und komplexe Tabellen – aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen und in einem neuen Dokument automatisiert aufzubauen. Als äußerst kompliziert gestaltete sich hierbei die Umsetzung von Tabellen mit mehrfach vertikalen Kreuzungen und die daraus resultierende Problematik, Inhalte korrekt in das neue Dokument zu überführen.

Die Umsetzung

In einem ersten Schritt wurden alle Bestands- und Preisangaben in InDesign-Tabellen mit entsprechenden priint:comet-Tags verknüpft, so dass Preis- und Bestandsupdates innerhalb kürzester Zeit über CSV-Importe aus dem ERP in SAP Hybris und mittels priint:comet dann wiederum im InDesign abzubilden waren.

Im zweiten Schritt erfolgte für die Preisliste die vollautomatische Generierung der Tabellendaten samt Überschriften, Beschreibungen, Footer etc. Hierzu wurden die bereits in den Dokumenten vorhandenen Daten über ein Skript exportiert und anschließend über einen Importmechanismus mit SAP Hybris verknüpft. Auf dieser Grundlage können nun mittels komplexer Algorithmen Daten an priint:comet übergeben werden und komplette Kapitel vollautomatisch aufgebaut und konstant aktualisiert werden.

Eine weitere Herausforderung, die durch Laudert gelöst wurde, war der Abgleich der Tabellendaten. Durch einen Vergleich der strukturellen Informationen im InDesign-Dokument mit den SAP Hybris-Daten kann so an den Tabellen nicht nur kenntlich gemacht werden, welche Inhalte geändert wurden, sondern auch, ob Produkte hinzugekommen oder weggefallen sind.

Im Entstehungsprozess wurde der Workflow kontinuierlich optimiert. So ist es beispielsweise inzwischen automatisiert möglich, Seitenzahlen zurückzuschreiben und ein Inhaltsverzeichnis zu erzeugen sowie ein Stichwortverzeichnis zu generieren.

Mittlerweile wird dieses Verfahren nicht nur für die deutschen Preislisten, sondern auch für Landesversionen in verschiedenen Sprachen eingesetzt. Sukzessiv werden weitere Auslandsversionen folgen und auf den neuen Workflow umgestellt.

Grundfos ist es möglich, mit den von Laudert entwickelten Prozessen und Schnittstellen die umfangreiche Preislistenerstellung um ein Vielfaches effizienter und schneller zu gestalten und dabei das Fehlerrisiko in den Dokumenten deutlich zu minimieren.

Die fundierte Laudert Schnittstellen-Kompetenz in PIM und priint:suite Implementierungs-Projekten unterstreicht auch Horst Huber, Werk II in diesem Statement.