Einst mit der Erforschung des Weizenkeims und der Diätetik begonnen, zählt das Familienunternehmen mit Sitz in Augsburg seit Jahren zu einem der führenden Hersteller im professionellen Kosmetikbereich. Dr. Grandel vertreibt mit Tochtergesellschaften und Auslandsvertretungen in über 40 Länder weltweit. Unter den Marken Dr. Grandel, Phyris und Arabesque produziert das Unternehmen Kosmetikprodukte und Nahrungsergänzungsmittel in Premium-Qualität, die in Kosmetikinstituten, Apotheken, Reformhäusern und dem engeren Fachhandel sowie online in den eigenen Shops erhältlich sind.
Was in den Shop-Oberflächen schon lange gut funktioniert, war bis vor einem Jahr für die dahinter stehenden Produktinformationen reines Wunsch- denken: Eine zentrale Datensammlung sowie eindeutige Workflows und Strukturen. Unterschiedliche Ablageorte und Formate setzten großes Recherche- und Orientierungstalent voraus. Die Vielzahl beteiligter Abteilungen erschwerte den Produktdaten- und Texterstellungsprozess gewaltig: Freigaben verzögerten sich und um die Richtigkeit der Daten zu verifizieren, musste ein hoher Aufwand betrieben werden. Mit der kompletten Informationsvernetzung innerhalb des Herstellungsprozesses gilt Dr. Grandel als Befürworter der Digitalisierung und zeigt eine große Bereitschaft zum Wandel. Die Entscheidung für ein PIM- und MAM-System zur „Verschönerung“ der Daten war demnach nur eine weitere, logische Maßnahme.
Die Zielsetzung des Projektes war eindeutig: Alle produktbezogenen Daten wie Texte, Attribute und Bilder sollten Workflow gestützt verwaltet und gepflegt werden, um sie schnell und effizient in verschiedene Ausgabekanäle ausleiten zu können. Die Freigabeprozesse sollten definiert und vereinfacht werden, damit die Kommunikation letztlich CI-konform und von höchster Datenqualität gekennzeichnet ist.
Gesagt, getan. Nachdem alle Anforderungen abgesteckt wurden, folgte die Projektumsetzung durch Laudert. Hier bestand die große Besonderheit darin, je nach Kategorie bzw. Produkt oder Wirkstoff individuelle Workflows einzurichten, um die Abteilungen Entwicklung, Schulung, Produktmanagement, Wissenschaft + Recht sowie E-Business nach Bedarf automatisiert einzubinden. Damit jede Abteilung nur ihre zu pflegenden Attribute auf einen Blick erkennen und pflegen kann, wurde eine projektspezifische, über den Standard hinausgehende Funktion implementiert. Durch Zuweisung der Benutzerrollen und eines oder mehrerer Workflow-Status, können die Dr. Grandel Mitarbeiter nun gezielt ihren Pflege-Part übernehmen. Mittlerweile enthält das System bereits Informationen zu über 2.500 Artikeln, auch in mehreren Sprachen.
Automatisiert ausgeleitet werden diese Informationen in verschiedene Onlineshops und sog. Smart Documents, also Printdokumente wie Informationsmaterial. Im Zuge des Projekts wurde auch das Übersetzungsmanagement optimiert: So starten die Agenturen mit der Übersetzung in sieben unterschiedliche Sprachen, sobald alle datenrelevanten Texte in deutscher Sprache gepflegt wurden. Dank der Schnittstelle zum Translationmanagement-Tool Trados werden die Textinhalte automatisiert übertragen und bei vollständiger Übersetzung auf demselben Weg ins PIM zurückgespeist. Weitere Schnittstellen bestehen vom Contentserv- zum ERP-System und wieder zurück, sowie zu den Onlineshops.
Dank der frühen Einbindung aller Fachabteilungen während der Konzeptionsphase, konnten sich die Mitarbeiter bereits von Anfang an mit dem System auseinandersetzen und ihren Input beitragen – ein großer Vorteil, denn so fand das PIM bereits vor dem Go-Live große Akzeptanz.
Der Einsatz der PIM-Lösung verhilft Dr. Grandel zu einer hohen Datenqualität, die insbesondere durch die gesetzlichen Bestimmungen und Behördenauflagen auch stets einzuhalten ist. Aus- gefeilte Freigabeprozesse gestalten den gesamten Produktdaten- und Texterstellungsprozess effizient. Damit stärkt das Unternehmen seine Erfolgsfaktoren Qualität, Geschwindigkeit und Innovation und realisiert eine kürzere Time-to-market. Das technische Grundgerüst bietet auch zukünftig weitere Ausbaustufen, wie z. B. größere Printausleitungen, und bereitet das Unternehmen auf die digitalisierte Zukunft vor.
