Viele Unternehmen ahnen nicht, wie groß ihr Einsparpotential bei der Erstellung von gedruckten Katalogen aus bestehenden Datenquellen ist. Rückblickend auf viele erfolgreiche Projekte wissen wir, dass hier zum Teil in erheblichem Umfang Produktionszeit und -Kosten eingespart werden können – wenn man es richtig angeht! Was Sie tun und was Sie besser vermeiden sollten, haben wir anhand unserer Erfahrungen in einem 5-Punkte-Plan zusammengetragen:

Tipp 1: Publikationsanalyse! Wie sind die Objekte aktuell aufgebaut, einzelne Themen und Seiten layoutet? Wie werden Tabellen aufgebaut, Überschriften, Preise und Bilder platziert? Gibt es bereits fest definierte Standards? Was kann man wie vereinheitlichen? - Um ein komplettes Gesamtbild zu gewinnen, muss man sich mit diesen Punkten intensiv befassen. Und zwar für alle Objekte, die zukünftig mittels Database-Publishing entstehen sollen. Denkbar ist, dass einzelne Seiten, wie Titel, Themeneinstiegsseiten etc. ganz bewusst aus dem Raster fallen und auch zukünftig in kreativer Einzelarbeit entstehen. Für alle anderen Seiten ist im Zweifelsfall auch eine gesunde Kompromissbereitschaft gefragt! Zukünftig lassen sich Produktinformationen beispielsweise vielleicht mit minimalen Veränderungen in vier statt vierundzwanzig Tabellentypen darstellen? Perfekt. Dann sind Sie auf einem guten Weg!

Tipp 2: Datenquellenanalyse! Woher kommen heute die Daten, die in das gedruckte Objekt einfließen? Sind es womöglich mehrere Datenquellen, die zunächst zusammengeführt werden müssen? Wie sind Preise, Attribute oder Tabellen für einzelne Artikel strukturiert? Liegen bereits werbliche Textbausteine inkl. Varianten vor, gibt es Alternativabbildungen oder Sprachversionen? Oder existieren zum Beispiel jahreszeitlich angepasste Texte, die gar keiner Datenquelle entstammen?
Auch hier ist eine intensive Analyse notwendig, die abschließend in der Frage mündet: Passt diese Datenvorhaltung zur Struktur in den Publikationen? Spätestens an dieser Stelle wird jedem klar: Je mehr sich vereinheitlichen lässt, desto größer wird die Zeiteinsparung mit Database-Publishing sein, um so geringer ist der Aufwand für einzelne Definitionen von Sonderfällen. Unternehmen, die bereits über komplexe Systeme mit gut strukturierten Daten verfügen, sind hier natürlich einen Schritt voraus. Manchmal gelingt jedoch auch schon ein echter Quantensprung, wenn eine einfache aber gut strukturierte Datenquelle, wie z.B. eine MS-SQL-Datenbank, „angezapft“ werden kann.

Tipp 3: Prozessanalyse! Auch für den dritten Teil der Analyse sollte man sich Zeit nehmen und bis ins Detail hinterfragen: Wie stellt sich der Produktionsprozess von der Layoutphase bis zum Freigabeprozess dar? Wer macht was wie und in welcher Reihenfolge, wo sind Engpässe, wie sind die Zuständigkeiten und Freigaberechte UND: Wer hat den Hut auf? Mit dieser letzten IST-Analyse sind Sie dann perfekt ausgerüstet für Punkt 4. Und ab diesem Punkt wird es im Database-Publishing richtig interessant!

Tipp 4: Umsetzung! Hier sollten Sie technisch kreativ und – wie schon beschrieben – kompromissbereit vorgehen. Wenn Ihre bisherigen Datenquellen keine ausreichend strukturierte Vorhaltung bieten, muss dafür zunächst eine Lösung her! Ein gewisser technisch kreativer Pragmatismus kann dabei für die kurz- und mittelfristige Planung hilfreich sein (s. Punkt 2). Für die Ausleitung und Aufbereitung der Daten für gedruckte Objekte – die so genannte Printausleitung - hat sich die priint:suite von Werk II als Allround-Lösung für Database-Publishing und Web2Print etabliert. Komplexe PIM- und DAM-Lösungen, wie z.B. Contentserv oder Celum verfügen bereits über eine Standard-Schnittstelle zur priint:suite. Abhängig von der Gesamtkonstellation muss dann noch eine wesentliche Entscheidung getroffen werden: ein InDesign Server ermöglicht einen vollautomatisierten Aufbau großvolumiger Objekte und bietet Vorteile, was die Genauigkeit von Vorschau-Daten betrifft. Der Einsatz eines PDF-Renderers bietet mit kleinen Abstrichen ähnliche Funktionalitäten für deutlich geringeres Budget.
Auf Basis der ausgewählten Software und Schnittstellen kann dann ein optimierter Prozess entwickelt werden, der systemgestützt so automatisiert wie möglich läuft.
Für die einzelnen Warengruppen (hier ist wieder Kompromissbereitschaft gefragt!) werden Templates festgelegt, Platzhalter und Seitenraster entwickelt. Die Produktion kann starten!

Tipp 5: Auswahl des Implementierungspartners! Damit es zum Stichtag rund läuft, sollten Sie Ihren Implementierungspartner frühzeitig ins Boot holen. Da nicht nur Technik sondern insbesondere praktische Expertise ausschlaggebend ist für maximale Effizienz im Gesamtprozess, prüfen Sie die Referenzen des in Frage kommenden Partners und sprechen am Besten mit anderen Kunden über deren Projekterfahrung. Wer zufriedene Kunden hat, wird sicherlich gerne Kontakt herstellen.