Simon Edel
1. Wofür PIM steht
PIM ist eine Abkürzung, die für „Product Information Management“ steht, also das Management von Produktinformationen. Gemeint sind damit die Kernaufgaben Erfassung, Pflege und Aufbereitung aller Produktdaten einerseits, und andererseits die Vorhaltung und Ausspielung dieser Daten in unterschiedliche Kanäle und Medien. Vereinfacht gesagt ist PIM eine zentrale Datensammlung, die garantiert, dass Daten in allen Publikationen eines Unternehmens einheitlich sind.
Spricht man von PIM, so bezieht man sich in der Regel auf die Technologie dahinter: Ein PIM-System ist eine Software, die mit speziellen Workflows das Produktdaten-Management steuert. Da ein solches System als Dreh- und Angelpunkt für die Speicherung, Verwaltung und Ausleitung fungiert und somit sämtliche Produktinformationen bündelt, wird es als „Single Source of Truth“ bezeichnet: Das PIM-System ist das System, das über den allgemeingültigen, einzig verlässlichen Datenbestand verfügt.
Ein PIM-System ist auf Vertriebs- und Marketingdaten ausgelegt. Zu den gespeicherten Produktinformationen gehören Produktbeschreibungen, technische Daten, Bilder und Videos, Produktattribute und vieles mehr. Stammdaten wie etwa Artikelnummern oder Logistik-Informationen verbleiben im ERP-System, das für einen automatisierten Datenaustausch ans PIM angebunden ist.
Die Konzeption von PIM basiert darauf, Daten unabhängig von spezifischen Medien zu verwalten und den Aufwand für Datenerfassung und Management effizient zu gestalten. PIM verbessert die Datenqualität im Unternehmen und sorgt für Konsistenz der Produktdaten über alle Kanäle hinweg. Somit schont es Ressourcen und Kosten und verkürzt die Produkteinführungszeit („Time-to-Market“).
Rund um Product Information Management gibt es weitere Begrifflichkeiten, die teils synonym, teils ergänzend, benutzt werden – etwa Master Data Management (MDM) oder Product Content Management (PCM).
2. Faktoren, die über ein PIM entscheiden
Die Einsatzbereiche von PIM sind vielseitig. Zu den wichtigen Faktoren, die in Unternehmen als Entscheidungsgrundlage für ein PIM herangezogen werden, zählen:
Sortimentsgröße, Produktvielfalt: Je größer das Produktsortiment eines Unternehmens ist, desto komplexer wird das Datenmanagement – ein PIM schafft Abhilfe.
Datenaktualität: Je häufiger Daten aktualisiert oder neue Daten erfasst oder erstellt werden, desto lohnender ist PIM.
Vertriebs- und Ausgabekanäle: Mit wachsender Anzahl an Vertriebskanälen (E-Commerce, Print, Point of Sale usw.) steigt der Management-Aufwand für die Datengrundlage.
Internationalität: Mehr Sprachen, mehr Daten – sowohl auf Vertriebsseite als auch auf Produktseite. Daher ist Internationalität ein Entscheidungsfaktor für PIM.
Datenquellen: Erhält ein Unternehmen seine Produktdaten aus unterschiedlichen Quellen (z.B. Lieferanten), vereinfacht PIM die Zentralisierung der Datenaufnahme erheblich.
Dokument-Produktion: In modernen Dynamic Publishing (Database Publishing)-Prozessen kommt PIM besonders zum Tragen, um die Produktion von Printmedien (Kataloge, Prospekte, Preislisten, Programmatic Printing) oder digitaler Medien (z.B. PDFs) zu automatisieren.
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3. Individualität, Business Intelligence und Data Quality steigern
Als zentrales System hält PIM in Unternehmen unzählige Daten bereit. Deshalb ist es prädestiniert für die Datenauswertung zur Unternehmensoptimierung (Business Intelligence) und für das Datenqualitätsmanagement (Data Quality).
Zudem dient PIM durch seine hohe Datentiefe als ideales Fundament für eine hochindividualisierte Kundenansprache.
4. Die Vorteile auf einen Blick
Die Vorteile eines PIM-Systems liegen auf der Hand.
- Mehr Effizienz in der Produktdaten-Verwaltung
- Höhere Qualität der Produktdaten
- Einheitliche, konsistente Produktkommunikation
- Höhere Conversion-Rates
- Individuellere Kundenansprache
- Weniger Retouren
- Datenpflege durch Lieferanten
- Anpassung an lokale Märkte
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5. PIM: Das Fazit
Ein PIM-System ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die eine effektive Verwaltung ihrer Produktinformationen anstreben. Durch die Zentralisierung, Standardisierung und Automatisierung von Datenprozessen eröffnen sich zahlreiche Vorteile, die sich insbesondere in der Datenqualität, einer konsistenten Kommunikation so einer Effizienzsteigerung im Omnichannel-Vertrieb widerspiegeln. Mit einem PIM-System ist ein Unternehmen besser positioniert, um den steigenden Anforderungen eines globalisierten, digitalen Marktes gerecht zu werden und langfristig erfolgreich zu sein.
